Komunikasi dalam Organisasi
Makalah
ini disusun untuk memenuhi tugas individu pada mata kuliah
“Psikologi
Manajemen”
Dosen Pengampu:
Rizki
Intansari Nugraheni
Disusun
Oleh :
Claudya
11513958
SEMESTER V
FAKULTAS PSIKOLOGI
UNIVERSITAS GUNADARMA
DEPOK
2015
Definisi
Komunikasi
Secara etimologis
kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communicatio,dari
kata yang berarti berpartisipasi atau memberitahukan. Kemudian dlm bhs. Latin communicatus,
yang artinya berbagi atau milik bersama. Atau dari kata communis berarti milik bersama atau berlaku dimana-mana, sehingga kata
communis opinion mempunyai arti pendapat umum atau pendapat mayoritas
(Liliweri, Alo. 1991:3).Adapun dalam literatur ilmiah ditemukan sangat banyak
definisi komunikasi oleh para ahli. Diantaranya adalah definisi
Harold D. Laswell (Liliweri,
1991:7)yang mendefinisikan komunikasi yaitu "who says what ini which
channel to whomwith what effect". Kemudian definisi Hovland (1948) mengatakan bahwa
"Communication as the process by which an individual (the communicator)
transmits stimuli (usually verbal
symbol) to modify the behavior of the other individuals
(communicant)". Sedangkan Hick dan
Gullett (1996 : 322)
mengemukakan :" Communication is the transfer and under standing from
one person to another”. pemahaman bersama melalui
pertukaran pesan. Komunikasi sebagai kata kerja (verb) dalam bahasa Inggris,
“communicate”, berarti (1) untuk bertukar pikiran-pikiran, perasaan-perasaan
dan informasi; (2) untuk membuat tahu; (3) untuk membuat sama; dan (4) untuk
mempunyai sebuah hubungan yang simpatik. Sedangkan dalam kata benda (noun),
“communication”, berarti : (1) pertukaran simbol, pesan-pesan yang sama, dan informasi;
(2) proses pertukaran diantara individu-individu melalui simbol-simbol yang
sama; (3) seni untuk mengekspresikan gagasan-gagasan, dan (4) ilmu pengetahuan
tentang pengiriman informasi (Stuart, 1983, dalam Vardiansyah, 2004).
Definisi
Organisasi
Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan
yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan
bersama. James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap
perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
Stephen P. Robbins
menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang
dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat
diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk
mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan.
Prof
Dr. Sondang P. Siagian, mendefinisikan organisasi ialah setiap bentuk
persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara
formal terikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam
ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan
seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.
Dari
beberapa pengertian tentang organisasi diatas dapat disimpulkan bahwa,
organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan
bersama.
Definisi
Komunikasi Organisasi
Goldhaber (1986), memberikan pengertian komunikasi organisasi yang artinya
sebagai berikut, Komunikasi organisasi yaitu proses menciptakan dan saling
menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain
untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu
berubah-ubah. Sama dengan pemaknaan organisasi, dalam memaknai akan
pengertian komunikasi itu sendiri banyak para ahli yang mencoba memberikan
pengertiannya dengan persepsi mereka masing-masing. Termasuk diantara yaitu
persepsi Redding dan Sanborn, mereka mengatakan bahwa komunikasi organisasi
adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang
kompleks.
Sedangkan Katz dan Kahn mengatakan bahwa komunikasi organisasi merupakan arus
informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu
organisasi. Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan
berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui
oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi.
Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai
pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan,
jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi
yang disetujui secara sosial.Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih
kepada anggotanya secara individual.
Proses
Komunikasi
Sistem
komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam individu dengan latar
belakang, pendidikan, kepercayaan, kebudayaan, keadaan kejiwaan, dan kebutuhan
yang berbeda-beda. Model komunikasi antar pribadi menunjukkan tiga unsur esensi
komunikasi yaitu pengirim, berita dan penerima. Bila salah satu unsur hilang,
komunikasi tidak dapat berlangsung. Model proses komunikasi yang lebih
terperinci, dengan unsur-unsur penting yang terlihat dalam komunikasi antara
dan di antara para anggota organisasi, yaitu :
1. Sumber
(source)
2. Pengubahan
berita ke dalam sandi/ kode (encoding)
3. Pengiriman
berita (transmitting the message)
4. Penerimaan
berita
5. Pengartian
atau penerjemahan kembali berita (decoding)
6. Umpan
balik (feedback)
Jenis-jenis
Komunikasi Dalam Organisasi
jenis-jenis komunikasi dalam
organisasi terdiri dari:
1.Komunikasi
Internal
Adalah komunikasi yang terjadi
dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, Pertukaran gagasan di antara para
administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang
khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam
perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen]. Komunikasi
internal terdiri dari dua dimensi yakni komunikasi vertical, dan komunikasi
horizontal.
a. Komunikasi
Vertikal
Komunikasi dari pimpinan ke
staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way
traffic communication]. Komunikasi vertical ada dalam bentuk
komunikasi kebawah dan komunikasi keatas. Fungsi komunikasi kebawah antara lain
:
1) Melaksanakan
kebijaksanaan, prosedur kerja, peraturan, instruksi, mengenai pelaksanaan kerja
bawahan.
2) Menyampaikan
pengarahan doktrinasi, evaluasi, teguran.
3) Memberikan
informasi mengenai tujuan organisasi, kebijaksanaan-kebijaksaan organisasi,
insentif
Seorang pimpinan harus lebih
memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil
kebijaksanaan, terhadap bawahannya.Keberhasilan organisasi dilandasi oleh
perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa
kepemimpinan. Kedua hal terseut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi
yang dipimpinnya. Contoh : pimpinan memberikan instruksi, petunjuk,
informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat, majalah intern.
Sedangkan fungsi komunikasi
keatas antara lain :
1) Memberikan pengertian mengenai laporan prestasi
kerja, saran, usulan, opini, permohonan bantuan, dan keluhan.
2) Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan
dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah.
Bawahan tentulah berharap agar
ide, saran, pendapat, tanggapan maupun kritikannya dapat diterima dengan lapang
dada, dan hati terbuka oleh pimpinan. Contoh : staf memberikan laporan,
saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan.
b. Komunikasi
horizontal
Bentuk komunikasi secara
mendatar, diantara sesama karyawan dsbnya. Komunikasi horizontal sering kali
berlangsung tidak formal.
Fungsi komunikasi horizontal/ke
samping digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama. Komunikasi ini
berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon,
atau melalui pesan tertulis.
c. Komunikasi
Diagonal (Cross Communication)
Komunikasi antara pimpinan
seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
2.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara pimpinan
organisasi [perusahaan] dengan khalayak umum di luar organisasi.
Empat
Jenis Arah Komunikasi Dalam Organisasi
1.
Komunikasi ke atas
Komunikasi ke
atas dalam organisasi merupakan jenis informasi yang mengalir dari tingkat
bawahan ke tingkat yang lebih tinggi (atasan). Komunikasi ke atas penting
karena beberapa alasan, diantara alasan itu ialah:
1. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan
keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan
orang-orang lainnya.
2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan
mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima
apa yang dikatakan kepada mereka.
3. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh
kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka
yang paling dekat dengan operasioperasi sebenarnya.
4 Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas ke pada
organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan
dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi.
5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah
bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah.
6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan
mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan
organisasi tersebut.
2.
Komunikasi ke bawah
Komunikasi ke bawah
ini merupakan sebuah komunikasi yang mengalir dari tingkat atasan (jabatan yang
lebih tinggi) kepada tingkat yang lebih rendah (jabatan yang lebih rendah).
komunikasi kebawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:
1)Memberikan pengarahan atau
instruksi kerja tertentu
2)Memberikan informasi mengapa
suatu pekerjaan harus dilaksanakan
3)Memberikan informasi tentang
prosedur dan praktik organisasional
4)Memberikan umpan balik
pelaksanaan kerja kepada para karyawan
5)Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam
membantu organisasi menanamkan
pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Salah satu kelemahan
saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya
penyaringan atau sensor informasi penting yang ditujukan kepada para bawahan.
3.
Komunikasi horizontal
Komunikasi
horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara dua orang atau lebih yang
posisinya setara.
4.
Komunikasi informal
Komunikasi
Informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam
suatu organisasi. Komunikasi informal (the grapevine) biasanya disebarluaskan
melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke
orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimana kebenarannya tidak bisa
dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan. Jadi agar
komunikasi informal bisa bermanfaat maka seseorang pemimpin harus bisa memakai
jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan
(komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya desas-desus yang
meresahkan karyawan).
Faktor Yang Mempengaruhi Komunikasi Organisasi
1. Pengetahuan
tentang komunikasi dan keterampilan berkomunikasi.
Yang
dimaksudkan adalah penguasaan bahasa dan keterampiIan mempergunakan bahasa;
keterampilan mempergunakan media komunikasi untuk mempermudah proses pengertian
pada resipiens; kemampuan untuk mengenal dan menganalisis situasi pendengar
sehingga dapat memberikan sesuatu yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Di
samping itu jenis hubungan antara komunikator dan resipiens dapat juga mempengaruhi
efektivitas proses komunikasi.
2. Sikap
komunikator
Sikap
komunikator seperti agresif (menyerang) atau cepat membela diri, sikap yang
mantap dan meyakinkan; sikap rendah hati, rela mendengar dan menerima anjuran
dapat memberi dampak yang besar dalam proses komunikasi retoris.
3. Pengetahuan
umum
Demi
efektivitas dalam komunikasi retoris, komunikator se-baiknya memiliki
pengetahuan umum yang luas, karena dengan begitu dia dapat mengenal dan
menyelami situasi pendengar dan dapat mengerti mereka secara lebih baik. Dia
harus mengetahui dan menguasai bahan yang dibeberkan secara mendalam, teliti
dan tepat. Dia juga hendaknya mengetahui dan mengerti hal-hal praktis dari
kehidupan harian para pendengarnya, supaya dapat menyampaikan sesuatu yang mampu
menggugah hati mereka.
4. Sistem
social
Setiap
komunikator berada dan hidup di dalam sistem masyarakat tertentu. Posisi,
pangkat atau jahatan yang dimiliki komunikator di dalam masyarakat sangat
mempengaruhi efektivitas komunikasi retoris (misalnya: sebagai pemimpin atau
bawahan; sebagai orang yang berpengaruh atau tidak).
5. Sistem
kebudayaan
Di
samping sistem sosial, sistem kebudayaan yang dimiliki se-orang komunikator
juga dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi retoris. Tingkah laku, tata adab
dan pandangan hidup yang diwarisinya dari suatu kebudayaan tertentu akan juga
mempengaruhi efektivitas dalam proses komunikasi retoris dengan manusia lain.
Hambatan
Komunikasi Dalam Organisasi
1.
Hambatan dari Proses Komunikasi
Hambatan dari
pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya
atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
a) Hambatan dalam penyandian/symbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa
yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol
yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang
dipergunakan terlalu sulit.
b) Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media
komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak
dapat mendengarkan pesan.
c) Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi
oleh si penerima
d) Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat
menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak
mencari informasi lebih lanjut.
e) Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak
menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat
waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
2. Hambatan
Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu
komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain,
misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara),
gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan
Semantik
Faktor pemahaman bahasa dan
penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi
kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau
berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya
perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun internasional), adanya
istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang tertentu saja, misalnya
bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.
4. Hambatan
Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial
kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta
harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan
emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang
hendak disampaikan.
5. Hambatan
Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor,
emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
Referensi :
http://www.academia.edu/7723512/Definisi_Komunikasi_and_Organisasi_Menurut_Para_Ahlihttp://www.informasiahli.com/2015/08/tipe-tipe-komunikasi.html
